Eine Klassenfahrt ist für Schüler*innen eine wunderbare Möglichkeit, ihren Horizont zu erweitern und viele neue Eindrücke zu sammeln. Damit dies auch wirklich gelingt, bedeutet eine Klassenfahrt aber für Lehrer*innen vor allem reichlich Vorbereitung. Bereits ein Jahr vor der Reise sollte mit der Planung begonnen werden. Was alles zu beachten und zu organisieren ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Ein Überblick: Das muss alles organisiert bzw. beachtet werden
Bevor wir Ihnen konkrete Tipps geben, worauf Sie bei der Planung einer Klassenfahrt achten sollten, erhalten Sie im Folgenden einen ersten Überblick. Diese Aspekte müssen bei der Organisation der Reise beachtet und geplant werden:
- Wahl des Reiseziels
- Finanzierung
- Versicherungen
- Programmplanung
- Packlisten
- Richtlinien der Bundesländer
Klassenfahrt organisieren: Checkliste
Bei einer Klassenfahrt ist es mit der Buchung der Unterkunft und der Absprache mit den Eltern nicht getan. Wann Sie mit der Planung beginnen und welche Punkte Sie nach und nach abarbeiten sollten, erfahren Sie hier.
Etwa ein Jahr vorher: grobe Planung der Klassenfahrt
Spätestens ein Jahr vor der Klassenfahrt sollte mit der ersten Planung begonnen werden. Wichtige Fragen, die hier geklärt werden, sind: Welche Richtlinien für Klassenfahrten gibt es im jeweiligen Bundesland/an der jeweiligen Schule? Wo soll es hingehen? Was soll das Ziel der Klassenfahrt sein? Können andere Lehrer*innen Tipps zur Vorbereitung geben?
In dieser frühen Planungsphase können Sie auch die Schüler*innen miteinbeziehen: Fragen Sie nach ihren Vorstellungen von der Klassenfahrt. Lassen Sie sie Unterkünfte, Angebote für verschiedene Reisen, Programm sowie Kosten recherchieren und besprechen Sie die Ergebnisse im Unterricht.
Etwa 10 Monate vorher: Reise buchen und erster Elternabend
Gut 10 Monate davor wird es ernst. Zahlreiche Punkte werden in dieser Phase der Planung abgearbeitet:
- Genehmigung für die Klassenfahrt einholen
- Genehmigung der Dienstreise für Lehrer*innen und Begleitpersonen einholen
- Elternbrief mit folgenden Infos verfassen: Reiseziel, Unterkunft, Transport, Termin, Aktivitäten, Kosten
- Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten zur Kostenübernahme einholen
- Buchung von Unterkunft und Transport
- Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung für die Klassenfahrt
- Beantragung von Zuschüssen
- Organisation des ersten Elternabends mit folgenden Punkten: Idee hinter der Klassenfahrt, Dauer, voraussichtliche Kosten etc.
Etwa 2 Monate vorher: zweiter Elternabend
Rund zwei Monate vor der Abreise sollten die Eltern das Geld für die Reise überwiesen haben, da bald der Restbetrag an den Reiseveranstalter fällig wird. Zu diesem Zeitpunkt ist außerdem der zweite Elternabend fällig. Aspekte, die hier abgearbeitet werden, sind:
- Die Eltern erhalten Informationen zum Ablauf der Reise.
- werden Sondererlaubnisse für verschiedene Aktivitäten eingeholt.
- Fragen zu Unverträglichkeiten und Allergien werden geklärt.
- werden fehlende Telefonnummern der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten eingeholt.
- Sie erinnern die Eltern daran, die Reisedokumente (Pass, Personalausweis etc.) ihrer Kinder auf ihre Gültigkeit zu überprüfen.
Etwa 1 Monat vorher: detaillierte Programmausarbeitung
Rund 4 Wochen, bevor es losgeht, sollten endgültig alle Zahlungen eingegangen sein. Außerdem müssen nun die Einverständniserklärungen der Eltern vorliegen. Die Kontaktinformationen der begleitenden Lehrer*innen sowie der Unterkunft müssen an die Schulleitung und die Eltern weitergegeben werden. Letzteren wird außerdem der genaue Zeitpunkt der Rückkehr angegeben.
Wichtig ist zu diesem Zeitpunkt zudem, dass die Eltern Informationen zu Gepäck, Wertgegenständen und Taschengeld bekommen. Mit den Schüler*innen wird einen Monat vor Abreise das Programm im Detail ausgearbeitet. Was wird unternommen? Welche Spielregeln sowie Verbote gibt es? Etc.
Wichtige Aspekte bei der Vorbereitung einer Klassenfahrt
Da einige Aspekte bei der Planung einer Klassenfahrt besonders hohe Priorität besitzen, wollen wir diese hier noch einmal gesondert ansprechen.
Finanzen
Beim Thema Geld ist immer ein wenig Fingerspitzengefühl gefragt. Nicht jede Familie kann sich eine Klassenfahrt einfach so leisten. Wenn Ihnen bekannt ist, dass einige Ihrer Schüler*innen aus sozial schwächeren Familien kommen, machen Sie am besten allgemein auf Fördermöglichkeiten aufmerksam. Die Eltern, die diese in Anspruch nehmen wollen, sollen sich dann privat bei Ihnen melden. So ist die Hemmschwelle ein wenig niedriger.
Planen Sie für die Zahlung der Reise auf jeden Fall genügend Zeit ein. Mindestens 10 Monate vor der Abreise sollte eine Zahlungsaufforderung an die Eltern geschickt werden. So können sich diese ausreichend lange auf die Kosten vorbereiten.
Tipp: Organisieren Sie gemeinsam mit Ihren Schüler*innen Möglichkeiten, für die Klassenfahrt Geld zu sammeln. Talentshows, Verkauf von Selbstgemachtem etc. bieten sich dafür bestens an.
Versicherungen
Unverzichtbar für eine Klassenreise sind verschiedene Versicherungen. Vor allem die folgenden sind notwendig:
- Reiserücktrittsversicherung: Für den Fall, dass Sie oder ein*e Schüler*in vor Reiseantritt krank werden, kann eine Reiserücktrittsversicherung für eine Erstattung der Reisekosten sorgen. Eine solche Versicherung kann bei der Buchung der Reise mitabgeschlossen werden.
- Haftpflichtversicherung: Verursacht ein Kind während der Klassenfahrt einen Schaden (z. B. es schießt einen Ball durch eine Fensterscheibe), greift die Haftpflichtversicherung. Klären Sie am besten bereits beim ersten Elternabend ab, ob alle Eltern über eine private Haftpflichtversicherung verfügen.
- Unfallversicherung: Grundsätzlich sind die Teilnehmer*innen einer Klassenfahrt durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt. Diese deckt aber nur die schulischen Aktivitäten während der Reise. Passiert während der Freizeit der Schüler*innen ein Unfall, ist dieser nicht abgedeckt. Dafür ist eine private Unfallversicherung notwendig. Sprechen Sie mit den Eltern, ob sie über eine solche verfügen. Wenn nicht, sollte im Idealfall eine abgeschlossen werden.
Packliste
Wie für jede Reise braucht es auch für eine Klassenfahrt einiges an Gepäck. Was auf keinen Fall fehlen sollte, erfahren Sie hier.
- Reisedokumente (Pass, Personalausweis)
- Medizinische Unterlagen (Impfpass, Allergieausweis)
- Schülerausweis
- Geld
- notwendige Medikamente
- Handy samt Ladegerät
- Unterhaltungsmöglichkeiten für die Reise
- Unterwäsche
- T-Shirts, Pullover
- Hosen
- Schlafanzug
- Regenjacke, Regenschirm
- Bequeme Schuhe
- warme Sachen (Mütze, Handschuhe, Schal)
- Sonnenbrille, Sonnenhut, Sonnencreme
- Toilettenartikel (Zahnputzsachen, Duschgel, Shampoo, Deo, ggf. kleines Handtuch, Taschentücher, Hygieneartikel, Haarbürste etc.)
- Pflaster, Desinfektionsmittel, Zeckenzange, Pinzette, Hustenbonbons, Schmerztabletten etc.
Damit Sie auf einen Blick sehen, was Sie mitnehmen sollten, laden Sie sich eine Kofferliste herunter!
So wird die Klassenfahrt zum Erfolg!
Organisation ist das halbe Leben! Das gilt vor allem für eine Klassenfahrt, auf der Sie für das Wohl Ihrer Schüler*innen verantwortlich sind. Mit genügend Vorlaufzeit und ausreichender Planung können Sie bestens vorbereitet und (einigermaßen) entspannt in die Klassenfahrt starten. Wir wünschen viel Erfolg!
